Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F - France Travail

Le Conseil Départemental de l'Ordre des Médecins de la Manche (CDOM 50) recherche un(e) secrétaire administratif(ve).
Missions principales
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ((Médecins, étudiants, patients, élus)
- Gérer les courriers entrants et sortants, Rédaction de courriers, Gestion des mails, Gestion des rendez-vous : Demande de rendez-vous (médecins, patients, nouveaux inscrits) : proposition de date, rédaction d'un courrier de convocation, rappel au conseiller, préparation du dossier si nécessaire
Avec les institutions (ARS, URPS, préfecture, conseil départemental, élus, facultés.)
- Préparation des séances mensuelles du Conseil : Envoi des convocations, Préparation de la salle, Liste d'émargement, PV de la séance précédente, Etablissement de l'ordre du jour, diaporama, Préparation des dossiers, Présence à la séance, prise de notes (en cas d'absence du responsable administratif ou sur demande particulière), Frappe des courriers et du compte rendu après séance
- Réunions de bureau : Préparation de la salle, Liste d'émargement, PV de la séance précédente, Etablissement de l'ordre du jour, diaporama, Préparation des dossiers, Présence à la séance, prise de notes (sur demande particulière), Frappe des courriers et du compte rendu après séance
- Tenue du tableau : Inscriptions (Réception des demandes, envoi du dossier, réception et contrôle du dossier rempli, demande de précisions si besoin, demande de casier judiciaire, demande d'avis au CNOM si nécessaire, prise de rendez-vous avec le rapporteur, enregistrement sur ORDINAL, envoi des documents d'inscription en LR/AR, envoi de la séance au CNOM)
RPPS : gestion des changements (activité, adresse personnelle et professionnelle, téléphone, mail, changement de nom)
Qualifications et VAE : envoi du dossier, prise de rendez-vous avec le rapporteur, courrier et envoi du dossier au CNOM, notification de la décision du CNOM en LR/AR
DPC : réception et enregistrement
Transferts : réception des demandes, enregistrement sur Ordinal, envoi du dossier concerné au CNOM avec courrier accompagnateur,
Radiation : préparation du dossier pour la séance mensuelle, envoi notification en LR/AR
- Inscription des médecins en cours : Vérifier les titres, Préparation attestation début d'exercice, Modification fiche Ordinal, Etablissement d'un caducée, Préparation lettre accompagnement, Validation libellé plaques et ordonnances
- Gestion des changements d'activités
- Retraite : Demander un écrit, demande de confirmation de cessation totale d'activité + rechercher où sont conservés les dossiers médicaux + transmission des demandes des patients.
Réception des formulaires CARMF (Visa de l'Ordre, modification sur Ordinal s'il y en a, copie classée dans dossier du médecin concerné, renvoi au médecin)
- Licences de remplacement : Accueil, délivrance (renseignement des étudiants, délivrance du formulaire de demande, vérification du questionnaire et de toutes les pièces, création d'une fiche de remplaçant, impression et envoi de la licence avec courrier explicatif, mise à jour d'Ordinal), Attestation (recherche d'informations, envoi et classement), Renouvellement
Vous êtes à l'aise avec l'informatique et avez des connaissances juridiques. Remplacement arrêt maladie

Experience: 2 An(s) - sur le même type de poste

Compétences: Gestion administrative du courrier,Sténographie,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Prise de note
• Rédaction de courriers